Tieteellisen tutkimuksen tietosuojailmoitus 23.2.2021
EU:n tietosuoja-asetus (EU 2016/679), art. 12, 13, 14
1. Tutkimuksen nimi, luonne ja kesto
Tutkimuksen nimi: Tietoon pohjautuva jaettu päätöksenteko terveydenhuollossa (PROSHADE)
☒Kertatutkimus
☐Seurantatutkimus
Tutkimuksen kestoaika: 1.1.2020- 30.9.2026
Henkilötietojen käsittelyaika: Tutkimushankkeen valmistumiseen saakka ja kunnes hankkeen julkaisusuunnitelmaan merkityt julkaisut on julkaistu, kuitenkin enintään vuoteen 2034 saakka. Tunnisteettomaksi muokattu aineisto arkistoidaan Kansalliseen Kielipankkiin, joka arvioi arkistointitarpeen säännöllisin väliajoin.
2. Rekisterinpitäjä
☒ Kyse on yhteisrekisteristä, ja rekisterinpitäjiä on useita.
Itä-Suomen yliopisto / Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos Eila Kankaanpää (eila.kankaanpaa@uef.fi)
Tampereen yliopisto / Yhteiskuntatieteiden tiedekunta Johanna Ruusuvuori (johanna.ruusuvuori@tuni.fi)
Oulun yliopisto / Biolääketieteellinen tutkimusyksikkö Miia Maarit Turpeinen (miia.turpeinen@oulu.fi)
Suomalainen Lääkäriseura Duodecim ry. Jorma Komulainen (jorma.komulainen@duodecim.fi)
3. Yhteyshenkilö tutkimusrekisteriä koskevissa asioissa
Johanna Ruusuvuori
Osoite: Tampereen yliopisto, Yhteiskuntatieteiden tiedekunta, 33014 Tampereen yliopisto
Puhelinnumero: +358-50-3186151
Sähköpostiosoite: johanna.ruusuvuori@tuni.fi
4. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
5. Tutkimuksen vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä
Eila Kankaanpää
Osoite: Itä-Suomen yliopisto, Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos, PL 1628, 70211 Kuopio
Puhelinnumero: +358 40 355 2672
Sähköpostiosoite: eila.kankaanpaa@uef.fi
6. Tutkimuksen suorittajat
Kyseessä on yhteishanke, jota toteutetaan vuosina 2020-2026. Tutkimusta suoritetaan Itä-Suomen yliopistossa Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitoksella, Tampereen yliopistossa Yhteiskuntatieteiden tiedekunnassa, Oulun yliopistossa Biolääketieteellisessä tutkimusyksikössä sekä Duodecim ry:ssä.
7. Tutkimusrekisterin tietosisältö
Tutkimusta koskeva rekisteri sisältää tutkittavasta seuraavia henkilötietoja:
Rekisteröidyn nimi suostumuksessa
Rekisteröidyn allekirjoittama suostumus
Rekisteröidyn ääni (jos on suostunut haastattelun äänittämiseen)
Rekisteröidyn ulkonäkö tai oletettu sukupuoli (jos on suostunut kokoustilanteen videoimiseen)
Rekisteröidyn haastattelussa mahdollisesti itse epäsuorasti esiintuomat tiedot
Kyselyyn vastanneiden antamat taustatiedot
Eri aineistojen tietoja ei yhdistetä toisiinsa.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Tietolähteenä on tutkittava itse. Henkilötietoja mahdollisesti sisältävä tutkimusaineisto kerätään seuraavasti:
- Tutkijat keräävät tietoa tallentamalla fokusryhmähaastatteluja yhdessä rekisteröidyn kanssa sovittuina aikoina ja sovituilla tavoilla.
- Rekisteröidyt itse voivat itse epäsuorasti tuoda esiin henkilötietoja tutkijan toteuttamien haastatteluiden aikana
- Kansalliset rekisterit kuten Findata
Tietojen saanti perustuu työpaketista riippuen joko rekisteröityjen suostumukseen, julkisesti saatavilla oleviin rekisteritietoihin, tai kohdeorganisaation itsensä omistamaan, tuottamaan ja tutkimuskäyttöön luovutettuun materiaaliin (ei sisällä tunnisteellisia potilastietoja). Eri aineistojen tietoja ei yhdistetä toisiinsa.
9. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tieteellinen tutkimus. Henkilötietoja käytetään tutkimushankkeen aineiston hallintaa ja analyysia varten. Tutkimuksen tarkoitus on tuottaa tietoa jaetun päätöksenteon tueksi ja kehittää siihen liittyviä käytäntöjä, tiedon lukutaitoa ja potilaiden osallistumista terveydenhuollossa. Tutkimusaineiston avulla analysoidaan tiedon lukutaitoa ja vuorovaikutusta ammattilaisten yhteisissä hoitokäytäntöjä koskevassa päätöksenteossa ja hoidon suunnittelussa.
Tarkempi kuvaus tutkimushankkeen tavoitteista ja hyödyistä on kuvattu erillisellä, tutkittaville annettavalla tiedotteella.
Koska kyseessä on yhteishanke, kohdassa 2 luetellut organisaatiot toimivat tässä tutkimuksessa yhteisrekisterinpitäjinä, eli päättävät yhdessä tutkimuksessa käsiteltävien henkilötietojen tarkoituksesta ja keinoista.
10. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6 kohta 1 sekä tietosuojalaki 4 §:
☒ Yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
☒ tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
11. Arkaluonteiset henkilötiedot (erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot ja rikostiedot)
☒ Tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja
Tutkimuksessa käsitellään rikostuomiota tai rikkomuksia koskevia tietoja:
☒ Ei
☐ Kyllä
12. Jos kyseessä on yhteistyöhanke: Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako
Itä-Suomen yliopisto / Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos
Työpaketti 1, jossa tutkitaan: 1) Hoitokäytäntöihin liittyvää päätöksentekoa ja taloudellisen tiedon merkitystä päätöksenteossa, 2) taloudellisen tiedon liittämistä Käypä hoito –suosituksiin ja sen vaikutuksia potilaiden terveydentilaan, hoitokäytäntöihin ja hoidon kustannuksiin sekä 3) mahdollisuutta estimoida kansallisista rekistereistä hoitokäytäntöjen käyttöönotossa tärkeä kynnysarvo 2023-26
– Aineistot: haastatteluaineistot (Epilepsian Käypä hoito -suositustyöryhmien jäsenet ja epilepsiahoitajat, potilaiden fokusryhmähaastattelu), survey -aineisto (potilaille, lääkäreille ja sairaanhoitajille), rekisteriaineistot (tutkimusorganisaatiot ja Terveyskylän aivotalo)
– Käsiteltävät henkilötiedot haastatteluaineistossa:
- Rekisteröidyn nimi suostumuksessa
- Rekisteröidyn allekirjoittama suostumus
- Rekisteröidyn ääni (jos on suostunut haastattelun äänittämiseen)
- Rekisteröidyn ulkonäkö tai oletettu sukupuoli (jos on suostunut kokoustilanteen videoimiseen)
- Rekisteröidyn haastattelussa mahdollisesti itse epäsuorasti esiintuomat tiedot
- Käsiteltävät henkilötiedot rekisteriaineistoissa: luovutetut tiedot anonymisoituja
Työpaketti 3, jossa tutkitaan potilaiden ja ammattilaisten näkemyksiä, kokemuksia ja odotuksia jaetusta päätöksenteosta, tiedon lukutaitoa ja potilaan tuottamaa tietoa sekä vuosina 2023-2026 digitaalista päätöksenteontuen sovellusta ja sen vaikutuksia jaetun päätöksenteon toteutumiseen
– Aineistot: haastatteluaineistot (Epilepsian Käypä hoito suositustyöryhmien jäsenet ja epilepsiahoitajat), survey -aineisto (potilaille, lääkäreille ja sairaanhoitajille), rekisteriaineistot (tutkimusorganisaatiot ja Terveyskylän aivotalo)
– Käsiteltävät henkilötiedot haastattelussa:
- Rekisteröidyn nimi suostumuksessa
- Rekisteröidyn allekirjoittama suostumus
- Rekisteröidyn ääni (jos on suostunut haastattelun äänittämiseen)
- Rekisteröidyn haastattelussa mahdollisesti itse epäsuorasti esiintuomat tiedot
– Käsiteltävät henkilötiedot survey -aineistossa:
- Vastaajan antamat mahdolliset taustatiedot
– Käsiteltävät henkilötiedot rekisteriaineistoissa: luovutetut tiedot anonymisoituja
Tampereen yliopisto / Yhteiskuntatieteiden tiedekunta
Työpaketti 4, jossa tutkitaan päätöksentekoprosessia ja tiedonlukutaitoa hoitokäytäntöihin liittyvässä päätöksenteossa
– Aineistot: haastatteluaineistot, videotaltioinnit organisaation kokouksista
- Käsiteltävät henkilötiedot:
- Rekisteröidyn nimi suostumuksessa
- Rekisteröidyn allekirjoittama suostumus
- Rekisteröidyn ääni (jos on suostunut haastattelun äänittämiseen)
- Rekisteröidyn ulkonäkö tai oletettu sukupuoli (jos on suostunut kokoustilanteen videoimiseen)
- Rekisteröidyn haastattelussa mahdollisesti itse epäsuorasti esiintuomat tiedot
Oulun yliopisto / Biolääketieteellinen tutkimusyksikkö
Työpaketti 2 jossa tutkitaan tietoon perustuvaa terveydenhuollon menetelmien poistamista käytöstä
– Aineistot: haastatteluaineistot, survey -aineisto
– Käsiteltävät henkilötiedot:
- Rekisteröidyn nimi suostumuksessa
- Rekisteröidyn allekirjoittama suostumus
- Rekisteröidyn ääni (jos on suostunut haastattelun äänittämiseen)
- Rekisteröidyn haastattelussa mahdollisesti itse epäsuorasti esiintuomat tiedot
– Käsiteltävät henkilötiedot survey -aineistossa:
- Vastaajan antamat mahdolliset taustatiedot
Suomalainen Lääkäriseura Duodecim ry.
Työpaketit 1 ja 2, joissa tutkitaan taloudellisen tiedon liittämistä hoitosuosituksiin ja vaikuttamattomien terveydenhuollon menetelmien poistamista käytöstä
– Aineistot: haastatteluaineistot, survey -aineistot
– Käsiteltävät henkilötiedot:
- Rekisteröidyn nimi suostumuksessa
- Rekisteröidyn allekirjoittama suostumus
- Rekisteröidyn ääni (jos on suostunut haastattelun äänittämiseen)
- Rekisteröidyn ulkonäkö tai oletettu sukupuoli (jos on suostunut kokoustilanteen videoimiseen)
- Rekisteröidyn haastattelussa mahdollisesti itse epäsuorasti esiintuomat tiedot
– Käsiteltävät henkilötiedot survey -aineistossa
- Vastaajan antamat mahdolliset taustatiedot
Kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt (mukaan lukien tietosuoja-asetuksen III luvussa tarkoitetut rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt) toimitetaan alla oleville yhteyshenkilöille:
Eila Kankaanpää / Itä-Suomen yliopisto, Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos, PL 1628, 70211 Kuopio, eila.kankaanpaa@uef.fi, +358 40 355 2672
Miia Marttinen / Tampereen yliopisto, yhteiskuntatieteiden tiedekunta, Kalevantie 5, 33014 Tampere, miia.marttinen@tuni.fi, +358 50 472 5554.
Miia Turpeinen / Oulun yliopisto, lääketieteellinen tiedekunta, biolääketieteellinen tutkimusyksikkö, Aapistie 5B, 90220 Oulu, miia.turpeinen@oulu.fi, +358456735606
Jorma Komulainen, Suomalainen Lääkäriseura Duodecim, PL 713, 00101 Helsinki, jorma.komulainen@duodecim.fi, +350505912526
Yhteyshenkilö välittää pyynnön tarvittaessa myös muille yhteisrekisterinpitäjinä toimiville organisaatioille. Mikäli käsittelytoimet ovat selvästi jaettavissa organisaatioiden kesken, ilmoita kunkin organisaation yhteyshenkilö ja yhteystiedot.
13. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle
☒ Henkilötietoja siirretään tai luovutetaan säännönmukaisesti tutkimusryhmän ulkopuolelle.
Konsortion sisällä aineistoa siirretään toiselle tutkimusryhmälle (työpakettien mukaan) analysoitavaksi hankkeen yhteistyösopimuksen mukaisesti. Alkuperäinen aineisto on käytössä vain tässä ilmoituksessa vastuullisena toimivalla tutkimusryhmällä, yhteistyöhankkeeseen kuuluvilla tutkimusryhmillä ja niiden työskentelyyn kiinteästi kuuluvilla muilla tutkijoilla tai tutkimukseen osallistuvilla graduntekijöillä. Vastuu henkilötietojen käsittelystä säilyy siis konsortiolla. Tunnisteellista tietoa sisältävää aineistoa käyttävät henkilöt allekirjoittavat vaitiolositoumuksen. Tutkittavien erillisellä suostumuksella aineistoa saa käyttää yliopistollisessa opetuksessa.
Ulkopuolinen käsittelijä litteroi haastatteluita. Tutkimusaineiston tekstinnös hankintaan litterointipalveluna yliopiston kilpailuttaman ja tietojenkäsittelysopimuksen tehneeltä, ulkoiselta palvelutoimittajalta, joka sitoutuu käsittelemään aineistoa luottamuksellisesti. Hankkeen päätyttyä Tietoarkisto toteuttaa litteroidun aineiston arkistoinnin ja opastaa tunnistetietojen poistamisessa aineiston arkistointia varten.
14. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle
Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:
☒ Ei
15. Automatisoitu päätöksenteko
Automaattisia päätöksiä ei tehdä.
16. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalisen aineiston (esim. paperiset suostumuslomakkeet) suojaaminen:
☒ Lukitussa tilassa
☒ Lukitussa kaapissa
Digitaalisen aineiston suojaaminen (esim. tietojärjestelmät ja laitteet):
☒ käyttäjätunnus
☒ salasana
☐ kaksivaiheinen käyttäjän tunnistus (MFA)
☐ pääsynhallinta verkko-osoitteiden avulla (IP-osoitteet)
☒ käytön rekisteröinti (lokitietojen kerääminen)
☒ kulunvalvonta
☒ muu, mikä: Tutkijaryhmälle rajattu sähköinen työskentelyalusta
Suorien tunnistetietojen käsittely:
☒ Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa haastatteluaineistosta
☐ Aineisto on pseudonymisoitu
☒ Aineisto analysoidaan suorin tunnistetiedoin, koska videoaineisto mahdollistaa kokoustilanteessa tapahtuvan toiminnan tarkan analyysin siten, että tärkeät puheen yksityiskohdat, kuten tauot ja intonaatio sekä non-verbaali toiminta (esim. esineiden käyttö) otetaan analyysissa huomioon. Video auttaa tallentamaan esimerkiksi katseen suunnat, eleet ja asennot, hiljaisuudet sekä puheenvuorojen tarkat muotoilut, joita ei muuten olisi mahdollista dokumentoida. Nämä seikat ovat olennaisia erityisesti tutkittaessa osallistumismahdollisuuksia keskusteluun – katseen suuntaaminen on esimerkiksi aivan keskeinen puheenvuoron jakamisen käytänne inhimillisessä vuorovaikutuksessa.
Tietojen suojaus tietojen siirroissa:
☒ Tiedonsiirron salaus (kuvaile miten): Tietoja voidaan siirtää vaitiolovelvolliselle tutkimuspalveluihin erikoistuneelle yritykselle tallennettujen aineistojen litterointia varten. Tiedonsiirron asianmukaisista salausjärjestelmistä vastaa kyseinen organisaatio
☒ Tiedoston salaus (kuvaile miten): Käytämme yliopiston suojattua verkkolevyä (s-asema), sillä yliopistojen käyttämät tiedonjakamisalustat ovat käyttäjätunnusperusteisia, salasanasuojattuja ja GDPR sopivia
☐ Muu, mikä: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tai napauttamalla tätä.
17. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen
☐ Tutkimusrekisteri hävitetään
☒ Tutkimusrekisteri arkistoidaan anonymisoituna ilman tunnistetietoja
☒ Tutkimusrekisteri arkistoidaan tunnistetiedoin (kokousvideoaineisto)
Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa:
Aineisto arkistoidaan rahoitetun tutkimusprojektin päättymisen ja analyysien julkaisemiseen vaadittavan ajanjakson jälkeen (30.9.2034). Vastuullinen johtaja huolehtii alkuperäisen aineiston asianmukaisesta hävittämisestä ja poistamisesta esimerkiksi tutkimusryhmän jäsenten tietokoneilta. Anonyymit aineistot arkistoidaan pysyvästi Tietoarkistoon, joka on kansainvälisesti sertifioitu tutkimusaineistojen pitkäaikaissaatavuuden palvelu tieteellisiä tutkimuksia varten. Tunnistetietoa sisältävää kokousvideoaineistoa säilytetään tutkittavien erillisellä suostumuksella kansallisessa Kielipankissa, joka on kieliaineistoja käyttävien tutkijoiden palvelu. Arkistointiaika on 20 vuotta, eli vuoteen 2054 saakka. Aineistonhaltijoiksi merkitään Eila Kankaanpää ja Johanna Ruusuvuori.
18. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen
Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:
- Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
- Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
- Vastustamisoikeus
- Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.
Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.